Cílem tohoto článku je poskytnout vyvážený pohled na mzdový software v porovnání s externím zpracováváním mezd. V EU vedle sebe existuje trh se mzdovým softwarem i trh se službami v oblasti mezd – a bude tomu tak i v dohledné budoucnosti.
V čem tkví hlavní rozdíl mezi těmito variantami? Využíváte-li pouze software, musíte si jako zákazník sami zajišťovat odborné znalosti a zdroje pro zpracovávání mzdové agendy. U poskytované služby se naopak riziko a odpovědnost za zpracovávání agendy, dodržování předpisů, úroveň služeb a škálovatelnost přesouvá na poskytovatele služby (např. společnost SD Worx).
Řízené zpracování mzdové agendy společností SD Worx si zákazníci vybírají z následujících důvodů:
- rostoucí obavy o dodržování legislativy a správné odvody daní – využití specialisty na řízené služby znamená, že za dodržování finančních předpisů, investice do průběžného školení v oblasti mezd a kariérní rozvoj mzdových účetních odpovídá poskytovatel služeb;
- rozhodnutí, že vedení mzdové agendy není pro zákazníka klíčové z hlediska jeho hlavního podnikání; zpracování mzdové agendy podporuje chod firmy podobně jako správa zařízení / bezpečnost, tj. musí se provádět dobře, ale nemusí jej nutně provádět vlastní zaměstnanci;
- omezení zdrojů a absence znamenají, že udržovat vlastní tým mzdových účetních je ekonomicky neúnosné; mzdové týmy čelí rizikům spojeným s nemocností, dovolenou a snižováním počtu zaměstnanců;
- zákazník působí v odvětví, pro které je typická rozptýlenost zaměstnanců v různých lokalitách, vysoká fluktuace, kolísání počtu zaměstnanců a velké výkyvy v činnosti a kde by měnící se základna mzdových nákladů byla nákladově efektivnější než nesení nákladů fixních.
Interní mzdový tým si oproti tomu zákazníci ponechávají v těchto případech:
- mzdová agenda do významné míry závisí na interních znalostech a diskrétních postupech, tj. nepsaných pravidlech a schopnosti pracovat mimo standardní postupy;
- zákazník má zajištěn stálý rozpočet na počet zaměstnanců pro interní mzdový tým;
- obchodní zdůvodnění (nebo celkové náklady na vlastnictví) ve srovnání s obdobím smlouvy o řízených službách nevykazuje významnou úsporu nákladů – k tomu může docházet, pokud mzdové týmy působí v regionu země s nižšími náklady nebo mzdy zpracovává dceřiná společnost v zahraničí;
- zákazník působí ve stabilním odvětví, kde zaměstnanci pobírají stálou mzdu, dochází k nízké fluktuaci a fixní náklady na mzdový tým představují fixní cyklus zpracování pracovní náplně.
Funkční jsou tedy obě řešení a volba je na zákazníkovi. Ve společnosti SD Worx máme zájem na tom, aby se naši zákazníci rozhodovali informovaně. Rádi Vám pomůžeme vymodelovat konkrétní případ nebo Vás propojíme s jinými zákazníky, abyste se vyptali na jejich řešení.
Měli byste uvažovat o outsourcingu?
Ve většině organizací se náklady na podpůrná oddělení, např. na mzdovou účtárnu, považují za režijní náklady. Tato oddělení nejsou přímo produktivní ve smyslu dosahování příjmů, ale fungují-li špatně, mohou stejně jako jiné podpůrné funkce produktivitu organizace významně ovlivnit. Proto je třeba pečlivě zvážit, jaký dopad bude částečný nebo úplný outsourcing podpůrné funkce mít.
Co lze outsourcovat?
Outsourcovat lze poskytování služeb i software. V prvním případě se s poskytovatelem služeb smluvně dohodnete, že Vám bude poskytovat jednu nebo více služeb v oblasti HR či zpracování mezd, a definujete úroveň služeb a objem práce. Druhá varianta znamená, že poskytovatel systému Vaším jménem implementuje, hostuje a udržuje systém pro HR, tj. využíváte software jako službu (SaaS). V dnešní době se takové řešení často označuje jako cloudové.
Proč o outsourcingu uvažovat?
Zákazníci uvádějí tři hlavní důvody pro outsourcing:
- kvalitu / splnění předpisů,
- snížení nákladů,
- standardizaci.
Zákazníci obvykle hledají nákladově efektivní způsob, jak provést změnu ve mzdové agendě. Důvodem mohou být neúměrně vysoké náklady na opětovné zavedení, údržbu a modernizaci personálních a mzdových systémů. Jindy zákazník považuje outsourcing za nejlepší způsob, jak odstranit lokalizované procesy a postupy a začít využívat zjednodušené, standardizované a automatizované pracovní postupy. Otázka:
Kolik plných pracovních úvazků v oblasti HR / mzdové agendy / financí k poskytování služeb potřebujeme?
se tím zároveň mění na:
Kolik jsme ochotni zaplatit za služby založené na objemu a garantované úrovni služeb?
Ekonomické problémy posledních let také společnosti nutí hledat efektivní způsoby, jak snížit interní režijní náklady. Proto se může jevit jako ekonomicky atraktivní „platba za využití služby“ nebo „platba za zaměstnance“.
Externí poskytovatelé služeb vám obecně mohou nabídnout tyto výhody:
- konkurenceschopnější náklady než u interních funkcí díky úsporám z rozsahu u více zákazníků;
- mzdová agenda jako hlavní činnost a investice do dovedností a kvalifikace v oboru;
- nezávislý audit shody s předpisy;
- průběžné investice do informačních technologií v oblasti HR či mezd;
- škálovatelné služby – mohou se řídit poptávkou, aby se vyrovnaly se špičkami a poklesy.
V porovnání s tím Vám interní služby mohou nabídnout:
- úplnou a komplexní kontrolu nad procesem;
- znalosti daného místa a informace o tom, jak společnost funguje;
- vlastní procesy specifické pro potřeby společnosti;
- vyhrazené zdroje.
V závislosti na těchto kritériích a Vaší situaci prozkoumejte, co může outsourcing Vaší firmě nabídnout a jak může změnit Váš celkový model poskytování služeb v oblasti HR a mezd.
Je nutné si uvědomit, že nelze jednoduše oddělit transakční práci od práce s obchodními partnery / politikou společnosti a převést transakční činnost k nízkonákladovému zahraničnímu poskytovateli. Na rozdíl od vysoce komoditizovaných finančních a účetních procesů s vyhovujícími procesními kroky se HR a mzdy skládají z řady přirozeně propojených procesů, v nichž dochází k poměrně rozsáhlé interakci mezi zaměstnanci, přímými nadřízenými, administrátory, obchodními partnery v oblasti HR a odbornými centry. Efektivita outsourcingu jedné nebo více složek HR a/nebo mzdové agendy do značné míry závisí na tom, zda obě strany tyto interakce chápou a mapují.
Cloudový software (software jako služba)
Náklady na implementaci, údržbu, opravy a aktualizaci softwaru pro HR v posledních letech stále rostou. To, co by před pěti až sedmi lety dávalo z hlediska počátečních nákladů smysl, může nyní efektivnímu poskytování služeb v oblasti HR významně bránit.
Používáte-li lokálně instalovaný software, musíte řešit vlastnictví nebo pronájem serverů, instalaci a zavádění klientského softwaru, zajišťování místní podpory IT/IS, průběžné licencování a možné výpadky v důsledku aktualizací a oprav. Můžete se stát rukojmím drahých a vynucených upgradů, abyste udrželi soulad s legislativou, a to jen kvůli tomu, že vaše současná verze „nebude od příštího roku podporována“.
Software jako služba (SaaS) mnohé z těchto překážek odstranil. Předplácíte si přístup k průběžně udržované platformě. Jakmile poskytovatel SaaS uvolní nové funkce, máte možnost vyhodnotit jejich přínos a rozhodnout se, zda službu rozšířit.
Jednou z hlavních výhod je, že poskytovatel SaaS přebírá odpovědnost za dostupnost a spolehlivost systému. Funkční software i Vaše data se ukládají na fyzicky i logicky zabezpečených serverech v cloudu, obvykle certifikovaných podle normy pro zabezpečení ISO 27001. Běžně jsou data plně redundantní, takže v případě výpadku jednoho zdroje je okamžitě k dispozici záloha. Náklady na vytvoření takové úrovně spolehlivosti vlastními silami jsou s výjimkou velkých nadnárodních společností s vlastní globální infrastrukturou IS obvykle neúnosné.
K upgradům poskytovatelé SaaS přistupují rozdílně: u některých jsou vynucené, u jiných volitelné. Potřebujete vědět, jaký má tento faktor dopad, a rozhodnout se, co je pro Vás nejvhodnější.
Vynucené upgrady se obvykle vyskytují tam, kde poskytovatel SaaS pracuje s jedinou verzí zdrojového kódu, kterou musejí používat všichni zákazníci. Nové nebo vylepšené funkce se typicky objevují 2× až 6× ročně. Budete odpovědní za pochopení dopadu a změn na Vaše procesy HR.
K volitelným upgradům dochází zpravidla v případech, kdy poskytovatel SaaS nabízí každému ze svých zákazníků nakonfigurované instance. Dokud Vaše „instance“ plní to, co požadujete, nebudete k upgradu nuceni – pokud tedy nemáte za to, že upgrade vašemu podnikání dodá přidanou hodnotu. To může být výhodné v případě, že jsou Vám některé prvky řešení ušité na míru.