V podnikatelském světě je dnes outsourcing běžným pojmem a většina lidí tuší, co tento koncept obnáší. I nadále ale panuje mnoho nejasností v tom, co přesně zahrnuje outsourcing mzdové agendy a jak funguje na mezinárodní úrovni.
V průběhu let se z outsourcingu stal souhrnný pojem pro širokou škálu podpůrných řešení od třetích stran. Nejdůležitější věc, kterou je nutno mít na paměti? Využíváte-li outsourcing, hlavní slovo máte vy. Sami volíte, které činnosti outsourcovat a jakým způsobem. Outsourcing může být dočasný, nebo strukturální, může probíhat ve Vaší kanceláři, nebo mimo ni.
Tady je užitečný průvodce hlavními typy outsourcingu mzdové agendy:
Možnost 1: řízené služby mzdové agendy
Řízená mzdová agenda znamená, že mzdovou činnost svěříte externímu specialistovi. Poskytovatel se smluvně zaváže poskytovat jednu nebo více služeb v oblasti HR nebo mezd v souladu s definovanou úrovní služeb a objemem práce. Přebírá také rizika a odpovědnost, mj. za zpracování mezd, dodržování předpisů, škálovatelnost a veškerou s tím spojenou složitou a časově náročnou administrativu. Takový outsourcing obvykle probíhá mimo Vaše pracoviště a po delší dobu, což z něj činí strategickou volbu pro podporu dlouhodobého růstu, a to i v mezinárodním měřítku.
Příklad:
Společnost se rozrostla do několika poboček a regionů, udržování vlastního mzdového týmu proto už není rentabilní, a to ani s funkčním řešením SaaS pro mzdy. Kvůli správě různých typů smluv v různých časových pásmech začínají být mzdové procesy pro mzdový tým příliš složité. Zvyšuje se také riziko problémů s bezpečností a dodržováním předpisů. Nastal čas outsourcovat mzdovou agendu externímu specialistovi.
Možnost 2: komplexní služby mzdové agendy
Komplexní služby mzdové agendy jdou ještě o krok dál: outsourcingovému partnerovi svěříte plnou odpovědnost za mzdy. To znamená, že bude externí partner například také přímo odpovídat na dotazy Vašich zaměstnanců.
Příklad:
Chcete si v příštích několika letech udělat čas na rozvoj strategie pro nábor a povyšování. Ideální je přejít na komplexní outsourcing mzdové agendy. Váš partner pro oblast HR mzdovou agendu převezme, zautomatizuje a zoptimalizuje ji tam, kde je to možné, pomůže Vám naplánovat komplexní mzdovou strategii a bude Vám pravidelně podávat zprávy.
Bojíte se, že se Vaši zaměstnanci budou kvůli outsourcingu cítit mimo dění? Dobrá příprava dokáže zázraky! Jasně v rámci společnosti komunikujte o tom, co a proč outsourcujete. Nezapomeňte také sdílet kontakty, na které se Vaši zaměstnanci mohou od nynějška obracet s případnými problémy. Klíčem k úspěchu je transparentnost. Už během implementace může Váš partner pro oblast HR uspořádat informační schůzky a workshopy, na kterých aktivně odstraní veškeré pochybnosti a začne si uvnitř společnosti budovat vztahy.
Možnost 3: podpora na místě
Pokud je Vaším hlavním cílem podpořit vlastní tým v určitých obdobích, můžete využít služby specialistů na mzdovou agendu a administrativu, které nabízí Váš partner pro oblast HR. Specialisté rozšíří Váš pracovní tým a poskytnou Vám jak potřebnou pracovní sílu, tak odborné znalosti, které pomohou Vašim lidem. Zaskočí během předvídatelných i nečekaných špiček v pracovním vytížení, abyste nemuseli měnit cíle ani časový plán.
Příklad:
Zaměstnankyně odpovědná za mzdy je na mateřské dovolené a druhá kolegyně z oddělení HR náhle dostala virózu. Co teď? Jednoduše na dva dny v týdnu najmete specialistu na mzdovou agendu. Až se vše vrátí do normálu, můžete extra podporu ukončit. Toto řešení má i příjemný bonus: až ke krizi dojde příště, můžete si vyžádat stejné specialisty, který už váš tým a organizaci znají.
Mnoho organizací si myslí, že tento typ outsourcingu funguje pouze jako dočasné opatření. Jde nicméně také o cennou možnost pro strukturálnější spolupráci. Pokud například pravidelně čelíte špičkám v pracovním vytížení – například na konci roku nebo v období letních prázdnin – můžete si vždy nechat některé úkoly zpracovat externími pracovníky.
Možnost 4: optimalizace mzdové agendy a procesů
Mzdová agenda je svázána přísnými pravidly a pevnými výpočty, proto by v rámci HR měla patřit mezi nejvíce standardizované procesy. Jinými slovy se automatizuje snáze než například náborový proces. Přesto se zdá, že mnohá oddělení HR stále (částečně) zpracovávají data manuálně, čímž ztrácejí drahocenný čas. Váš partner pro oblast HR může provést revizi Vaší mzdové agendy a procesů a tím Vám pomoci tento problém napravit.
Příklad:
Víte, že by Vaše mzdové a související procesy mohly být mnohem efektivnější, ale nedaří se Vám zjistit, co přesně je třeba změnit. Požádáte proto partnera pro oblast HR o přezkum mzdové agendy, aby důkladně zhodnotil Váš tým, znalosti, systémy a procesy. Posouzení odhalí oblasti, které je nutno zlepšit, a naváže na něj důkladnější audit mzdové agendy. Společně s partnerem pro oblast HR se rozhodnete optimalizovat několik procesů a začít znovu s čistým štítem.
Důkladná analýza mzdových procesů je vždy poučná a cenná. Poskytne Vám jasný pohled na to, co se skrývá pod povrchem složitého každoměsíčního postupu. Díky soupisu a dokumentaci těchto procesů mohou v případě neočekávané nepřítomnosti pracovníků mzdové účtárny jejich práci rychle převzít jiní lidé.
A konečný výsledek? Zaručená kontinuita procesu, který je pro podnikání klíčový.